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Asistente Ejecutivo Dirección (contratación local)

Asistente Ejecutivo Dirección (contratación local)

Job ID 
2018-1827
# Positions 
1
Location 
MX-Mexico City
Experience (Years) 
..
Posted Date 
2/8/2018
Category 
Country Office - Mexico
Education Requirement 
Master's
Relocation Eligible 
..
Position Type 
Regular Full-Time

More information about this job

Overview

El asistente da soporte general a la directora de Ipas México incluyendo la coordinación de proyectos a nivel organizacional. Asiste en organización de juntas, agenda y viajes de la directora, así como en la elaboración de minutas y archivo expedientes. También da soporte al seguimiento de presupuestos e implementación de políticas internas. Lidera la administración y actualización de información de la intranet de Ipas México

Responsibilities

  • Dar soporte al calendario y agenda de la directora.
  • Representar a la directora para coordinar tareas con la sede, donantes, socios y organizacionales/administrativas, de acuerdo a la carga de trabajo.
  • Asistir a la Directora en la planeación e implementación de proyectos organizacionales, así como monitorear el progreso del plan estratégico de Ipas Mexico, monitorear las finanzas organizacionales, dar seguimiento a presupuestos y coordinar el trabajo de consultores.
  • Coordinar la organización de eventos especiales incluyendo tareas de logística, preparación de programas, investigación, presentaciones y discursos, como sean asignados
  • Programar y coordinar juntas organizacionales como:  juntas de liderazgo y juntas de staff. Elaborar minutas de juntas, así como preparar documentos como sean requeridos.
  • Servir como punto de contacto de la intranet de Ipas México (Luna), coordinado su organización, capacitación, soporte, mejorar y solución de problemas de Luna.
  • Apoya a la Directora en todas los viajes domésticos o internacionales, así como apoyar para recibir invitados especiales y/o participantes como sea necesario.
  • Realizar otras actividades como sean asignadas.

Requirements

Mínimos

 

  • Licenciatura en campo a fin, como Management
  • Mínimo 5 años de experiencia
  • Excelente capacidad de comunicación y diplomacia
  • Éxito comprobado en posiciones donde se maneja información de manera discreta y confidencial
  • Habilidades excelentes en Office como: Word, Excel, PPT y Sharepoint
  • Experiencia en manejo en base de datos y tareas básicas en investigación
  • Excelente inglés y español, hablado y escrito

Deseable

 

Experiencia en NGO

Conocimientos de sharepoint