United States

  • Associado Financeiro e Administrativo

    Location MZ-Maputo
    Posted Date 3 weeks ago(3 weeks ago)
    Job ID
    2018-1917
    # Positions
    1
    Experience (Years)
    3
    Category
    Country Office - Mozambique
    Education Requirement
    BA
    Position Type
    Regular Full-Time
  • Overview

    O Ipas é uma organização sem fins lucrativos dedicada a eliminar mortes e deficiências evitáveis de gravidez indesejada e aborto inseguro. Por meio de parcerias locais, nacionais e globais, o Ipas trabalha para garantir que mulheres e meninas possam melhorar sua saúde sexual e reprodutiva por meio de contraceptivos e de aborto acessíveis, seguros, e respeitosos. Atualmente, estamos buscando candidatos qualificados para o cargo de: Associado Financeiro e Administrativo, localizado em Maputo, Moçambique.

    O Associado Financeiro e Administrativo é responsável por fornecer assistência financeira e administrativa à equipe do Ipas. O Associado Financeiro e Administrativo processa faturas, coordena reuniões e conferências, mantém e organiza documentos físicos e eletrônicos e desempenha outras funções básicas de escritório, além de apoiar o Gestor de Finanças na gestão de processos financeiros.

    Responsibilities

    Gestão administrativa

    • Desenvolver correspondência (relatórios, cartas e outros documentos) destinados ao público externo e interno em coordenação com o supervisor ou outros membros da equipe, formatar relatórios e formulários, organizar a tradução de documentos, e fotocópiar documentosr.
    • Preparar relatórios e outras correspondências administrativas sem erros para aumentar a credibilidade do Ipas.
    • Coordenar reuniões de equipe e reuniões externas, desenvolver planos de trabalho para realizar tarefas relacionadas ao projeto e gerenciar agendas de atividades.
    • Gerenciar as relações com entidades externas, incluindo consultores externos, a fim de facilitar pagamentos, taxas, contratos e escopos de trabalho.
    • Colaborar com fornecedores externos para planejar e executar eventos externos
    • Preparar viagens para o pessoal do Ipas, processar relatórios de despesas, submeter documentação para revisão e gerenciar pequenos fundos.
    • Facilitar conferências através da reserva de planos de viagem e acomodações em hotéis, preparar materiais e criar centros de reuniões on-line.
    • Garantir a integridade e arquivamento da documentação relacionada ao consultor, apresentada para financiar o pagamento de reclamações de consultores.
    • Manter um banco de dados de consultores com uma atualização dos pagamentos feitos a eles e realizar tarefas rotineiras de entrada de dados, conforme exigido pela liderança.
    • Manter o registro de ativos e é responsável pelo estoque.
    • Coordenar outras tarefas administrativas designadas pelo supervisor.

    Gestão Financeira

     

    Apoia o Gestor de Finanças nas seguintes responsabilidades:

    • Garantir o processamento oportuno e preciso de transações financeiras;
    • Elaborar e submeter relatórios financeiros ao Escritório Internacional do Ipas em North Carolina e aos doadores;
    • Assegurar que todas as transações financeiras sejam registradas com precisão e consistência no sistema financeiro e que todas as transações sejam lançadas atempadamente;
    • Prestar apoio técnico às organizações parceiras, com ênfase no cumprimento dos requisitos de relatórios financeiros do Ipas;
    • Gerir todos os processos de preparação de orçamentos trabalhando em estreita colaboração com os colegas da área operacional, técnica e programatica usando o sistema financeiro do Ipas.
    • Fazer a revisão geral dos relatérios financeiros mensais e apresentar feedback a Equipa de Gestão ao nivel do escritório nacional;
    • Realizar uma revisão/análise da diferença entre o orçamentado versus o realizado e apresentar feedback para a equipa de gestão;
    • Supervisionar todas as auditorias internas, externas e estatutárias e assegurar a submissão atempada de todos os documentos solicitados pelos auditores;
    • Assegurar que as medidas corretivas de auditoria sejam totalmente implementados de acordo com o cronograma estabelecido para a conclusão de cada tarefa e;
    • Garantir que documentos de suporte completos e assinados sejam arquívados para cada transações financeiras.

    Requirements

    • 3-5 anos de experiência relevante em gestão administrativa e financeira numa ONG internacional prestando serviços de gestão financeira, controlo financeiro, contabilidade e auditoria;
    • Grau superior em finanças, gestão de empresas ou áreas similares;
    • Conhecimentos de princípios contabilísticos, técnicas e leis fiscais locais;
    • Experiência na gestão de grandes doações, fundos e/ou orçamentos;
    • Experiência corprovada de trabalho em ambientes onde o cumprimento de prazos múltiplos é essencial;
    • Bom domínio de informática com conhecimentos de softwares de contabilidade, softwares de base de dados e MS Office;
    • Experiência de trabalho com o sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) é uma vantagem;
    • Fortes habilidades de comunicção, apresentação e análise;
    • Capacidade de trabalhar num ambiente diversificado;
    • Fluência em Inglês e Português escrito e falado;
    • Ser elegível a trabalhar em Moçambigue, e de forma independente

    Options

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