L´ Assistant/e Administratif/ve est chargé/e d’apporter une assistance administrative au personnel d’Ipas. Il ou elle traite les factures, coordonne les réunions et conférences, assure la maintenance et l’organisation des documents physiques et électroniques et prend en charge diverses autres tâches administratives essentielles.

• Rédaction de correspondance (rapports, courriers et autres documents) destinée à un public extérieur et interne, en coordination avec le superviseur ou d’autres membres de son équipe, formatage de rapports et de formulaires, coordination de la traduction de documents et photocopie de documentation
• Coordination des réunions du personnel et des réunions extérieures, développement de plans de travail pour mener à bien des tâches en rapport avec les projets et gestion des agendas des activités
• Contacts avec des entités extérieures, notamment avec des consultants externes en vue de permettre les paiements, les tarifs, les contrats et les objectifs de travail
• Collaboration avec des traiteurs et d’autres vendeurs extérieurs en vue de planifier et de réaliser des événements en dehors de nos centres
• Organisation des modalités de déplacements pour le personnel d’Ipas, traitement des notes de frais, soumission de documentation pour examen et gestion des fonds de caisse
• Organisation de conférences en réservant les modalités de déplacements et les chambres d’hôtel, préparation du matériel et création de centres de réunion en ligne
• Contrôle du caractère complet et classement de la documentation en rapport avec les activités de consultance soumise au service comptable pour le paiement des honoraires des consultants
• Maintenance d’une base de données des consultants avec mise à jour des paiements effectués en leur faveur et exécution de travaux de routine d’introduction de données sur demande de ses supérieurs
• Maintenance du registre des actifs et supervision de l’inventaire

Réalisation des autres tâches administratives qui lui sont assignées

• Diplôme universitaire ou équivalent
• 3 à 5 ans d’expérience en assistance administrative, de préférence au sein d’une ONG internationale
• Excellentes capacités de communication interpersonnelles et attention aux détails
• Excellentes compétences organisationnelles
• Plein de ressources et proactif
• Bonne collaboration avec les autres et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
• Capacité à gérer à bien plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Maîtrise du français écrit et parlé et parlant anglais
• Excellentes compétences en informatique et spécialiste de Microsoft Office Suite et de Skype