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  • Responsable Administratif/ve et Logistique

    Location CI
    Posted Date 3 months ago(12/14/2018 11:16 AM)
    Job ID
    2018-1972
    # Positions
    1
    Category
    Country Office - Ivory Coast
    Education Requirement
    MPH
    Position Type
    Regular Full-Time
  • Overview

    Ipas est une association sans but lucratif qui se consacre à mettre un terme aux décès et aux invalidités évitables résultant de grossesses involontaires et d’avortements non sécurisés. Par le biais de partenariats locaux, nationaux et internationaux, Ipas œuvre en vue de faire en sorte que les femmes et les jeunes filles aient la possibilité d’améliorer leur santé sexuelle et reproductive grâce à des services complets d’avortement et à des services de contraception abordables, sûrs et respectueux. Nous sommes actuellement à la recherche de candidats/es qualifié/ées, résidant obligatoirement dans la région, pour occuper le poste de  Responsable Administratif/ve et Logistique pour le programme national d’Ipas en Côte d’Ivoire, basé à Abidjan.

    Le/la Responsable Administratif/ve et Logistique est chargé/ée d’apporter une assistance administrative et logistique au personnel d’Ipas en Côte d’Ivoire. Il ou elle traite les factures, coordonne les réunions et conférences, assure la maintenance et l’organisation des documents physiques et électroniques et prend en charge diverses autres tâches administratives et logistique essentielles. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec le Conseiller Financier d’Ipas en Côte d’Ivoire.

    Responsibilities

    • Rédaction et classement de la correspondance (rapports, courriers et autres documents) destinée à un public externe et interne, en coordination avec le superviseur ou d’autres membres de son équipe, formatage de rapports et de formulaires, organisation de la traduction de documents et photocopie de documentation
    • Contrôle des mises à jour régulières de la base de données des fournisseurs homologué d’Ipas en Côte d’Ivoire basées sur des feedbacks des performances des fournisseurs
    • Coordination des réunions du personnel et des réunions externes, développement de plans de travail pour mener à bien des tâches en rapport avec les projets et gestion des agendas des activités
    • Gestion des relations avec des entités extérieures, notamment avec des consultants externes en vue de traiter les paiements, les tarifs, les contrats et les objectifs de travail
    • Suivi avec l’agence fiduciaire et le Responsable Administratif et Financier du programme pour l’Afrique francophone
    • Collaboration avec des fournisseurs externes en vue de planifier et mettre en oeuvre des événements
    • Organisation des modalités de déplacements pour le personnel d’Ipas, traitement des notes de frais, soumission de documentation pour examen et gestion des fonds de caisse
    • Organisation de conférences et de formations, des modalités de transport et les chambres d’hôtel, préparation du matériel et création de centres de réunion en ligne
    • Suivi de l’exécution des contrats
    • Supervision des contrats avec les fournisseurs et renouvellement avant la date d’expiration
    • Contrôle du caractère complet et classement de la documentation en rapport avec les activités de consultance soumise au service comptable pour le paiement des honoraires des consultants
    • Préparation des demandes de paiements, lancement des paiements électroniques et commande de la rédaction de chèques le cas échéant
    • Maintenance d’une base de données des consultants avec mise à jour des paiements effectués et exécution de travaux de routine d’introduction de données sur demande
    • Organisation et numérisation de la documentation d’assistance pour l’introduction de données dans Workday (système de comptabilité)
    • Revue et gestion des documents du journal des prévisions en matière de retraite et de la progression des membres du personnel.
    • Maintenance du registre des actifs et gestion de l’inventaire
    • Maintenance et sécurité de tous les équipements et systèmes de bureautique et de technologie de l’information
    • Réalisation des autres tâches administratives qui lui sont assignées

    Requirements

    Exigences

    • Nationalité ivoirienne
    • Diplôme universitaire ou équivalent
    • 3 à 5 ans d’expérience en assistance administrative et logistique, de préférence au sein d’une ONG internationale
    • Expérience en assistance financière souhaitée, y compris traitement des paiements
    • Excellentes capacités de communication et attention aux détails
    • Excellentes compétences organisationnelles
    • Aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel
    • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais fixés par le superviseur
    • Maîtrise du français écrit et parlé et parlant anglais
    • Maîtrise de l’informatique et spécialiste de Microsoft Office Suite et de Skype

    Options

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